Die Aufbewahrungspflichten enden frühestens mit Ablauf der Aufbewahrungsfristen. Erst dann dürfen die Unterlagen vernichtet werden. Werden die Aufbewahrungsfristen nicht beachtet, droht eine Schätzung der Besteuerungsunterlagen.

Die Aufbewahrungspflichten sind handelsrechtlich und steuerrechtlich - im wesentlichen übereinstimmend - geregelt. Indessen dient die Aufbewahrung im Handels- und im Steuerrecht unterschiedlichen Zwecken. Hieraus ergeben sich einige Abweichungen.

Handelsrechtlich sollen die Unterlagen vor allem deswegen aufbewahrt werden, um in einem Zivilprozess oder in einer zivilrechtlichen Auseinandersetzung vorgelegt zu werden. Handelsbüchern kommt im Zivilprozess seit eh und je ein erhöhter (Urkunden-) Beweiswert zu.  Steuerrechtlich dienen die aufbewahrten Unterlagen dem Finanzamt - insbesondere der Betriebsprüfung - zur Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse der Steuerpflichtigen.

10 Jahre sind aufzubewahren 
6 Jahre sind aufzubewahren

A
Akkreditive, Änderungsnachweis der EDV-Buchführung, Angestelltenversicherung (Belege), Anlagevermögensbücher und -karteien, Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung, Ausgangsrechnungen, Ausfuhrunterlagen, 

B
Bankbelege, Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung), Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage, Bewertungsunterlagen, Bewirtungsunterlagen, Bilanzen (Jahresbilanzen), Bilanzunterlagen, Buchungsanweisungen, Buchungsbelege,

D
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen), Depotauszüge, Doppel von Rechnungen in bestimmten Fällen des innergemeinschaftlichen Rechnungsverkehrs (ab 1.1.2000; bis 1999: 6 Jahre) 

E
Eingangsrechnungen, Eröffnungsbilanzen

G
Gehaltslisten, Geschäftsberichte, Gewinn- und Verlustrechnung, Grundstücksverzeichnis, soweit Inventar, Gutschriftanzeigen

H
Handelsbücher, Hauptabschlussübersicht

I
Inventar, Jahresabschlüsse und Erläuterungen

J
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent

K
Kassenberichte, Kassenbücher und -blätter, Kontenpläne und Kontenplanänderungen, Kontenregister, Kontoauszüge, Konzernabschlüsse, Konzernlagebericht (sowie die zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen)

L
Lageberichte, Lagerbuchführungen, Lieferscheine, Lohnlisten

M
Magnetbänder mit Buchfunktion, Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung

Q
Quittungen

R
Rechnungen, Reisekostenabrechnungen

S
Sachkonten, Saldenbilanzen, Speicherbelegungsplan bei EDV-Buchführung, Spendenbescheinigungen, Steuerunterlagen und Steuererklärungen, Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)

V
Verkaufsbücher, Vermögensverzeichnis

W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher, Wechsel

Z
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahrs)

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A
Abrechnungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbelege), Abtretungserklärungen, Aktenvermerke, Angebote, Außendienstabrechnungen (soweit nicht Buchungsbelege)

B
Bankbürgschaften, Betriebskostenabrechnung, Betriebsprüfungsberichte

D
Darlehensunterlagen, Dauerauftragsunterlagen

E
Essenmarkenabrechnungen (soweit nicht Buchungsbelege)

F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbelege), Finanzberichte, Frachtbriefe

G
Geschäftsbriefe, Geschenknachweise, Grundbuchauszüge

H
Handelsbriefe, Handelsregisterauszüge

I
Investitionszulage (Unterlagen)

K
Kalkulationsunterlagen, Kreditunterlagen

L
Lohnbelege, Lohnkonten

M
Mahnungen und Mahnbescheide, Mietunterlagen

N
Nachnahmebelege

P
Pachtunterlagen, Preislisten, Protokolle, Prozeßakte

S
Schadensunterlagen, Schriftwechsel

T
Telefonkostennachweise (soweit nicht Buchungsbelege)

Ü
Überstundenlisten

V
Vermögenswirksame Leistungen, Versand- und Frachtunterlagen, Versicherungspolicen, Verträge

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